Kokokuva Oy tietosuojaseloste
Palvelun toteuttamiseksi tarvitsemme muutamia tietoja yrityksestäsi sekä yrityksesi yhteyshenkilöistä. Käsittelemme näitä tietoja kuin omiamme: haluamme olla luottamuksesi arvoisia.
Tässä tietosuojaselosteessa pyrimme kertomaan mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, miten käsittelemme tietojasi. Tietojen säilyttämisen päätarkoituksena on palvella hyvin Kokokuva oy.n käyttäjiä.
Tutustu rauhassa ja ole rohkeasti yhteydessä, jos sinulla herää jotain kysyttävää.
Kokokuva Oy rekisteri- ja tietosuojaseloste
Laadittu 01.02.2018. Viimeisin muutos 07.09.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Kokokuva Oy, Väinölänkatu 2, 00160 Helsinki
info@kokokuva.com
+358 44 355 5445
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Mira Rahkonen
info@kokokuva.com
+358 44 355 5445
3. Rekisterin nimi
Asiakastietorekisteri, yhteystietorekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoitus on asiakkuuksien hallinta sekä asiakkaiden kanssa yhteydenpito ja laskutus. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen sekä asiakkaille tiedottamiseen. Tietoja käytetään asiakkaan suostumuksella myös asiakastiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen, markkinointiin, mainontaan ja suoramarkkinointiin. Asiakas voi halutessaan kieltää suoramarkkinoinnin. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun asiakas voidaan katsoa Kokokuvan asiakkaaksi. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeellista tulevan mahdollisen yhteistyön aikaansaamiseksi. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan Kokokuvan asiakastietorekisteristä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot, ostetut tuotteet ja palvelut, hallinnoitavat verkkotunnukset, laskutetut tai laskutettavat työt, yrityksen nimi ja y-tunnus, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Ytj.fi, Asiakastieto.fi, Kauppalehti.fi, Finder.fi, Fonecta.fi, asiakkaan kotisivut.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Asiakkaan henkilötietoja saatetaan joissain tapauksissa luovuttaa kolmannelle osapuolelle, kuten esimerkiksi alihankkijalle. Mikäli haluat tietää, kenelle alihankkijalle juuri sinun henkilötietojasi on luovutettu, kysythän asiasta erikseen, sillä tietojen luovutus on monesti sivusto- tai projektikohtaista. Henkilötietoja saatetaan joissain tapauksissa siirtää EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Evästekäytännöt
Päivitetty: 7.9.2021
Sivustomme käyttää evästeitä. “Hyväksyn evästeet” -nappia painamalla hyväksyt evästeiden käytön. Evästeet tekevät sivustomme käyttämisestä helppoa, nopeaa ja käyttäjäystävällistä.
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.
Evästeiden käyttökohteet ovat analytiikan, markkinoinnin, viestinnän tehostaminen. Evästeet jakautuvat alaryhmiin: toiminnalliset evästeet, tuotekehitys ja liiketoiminnan raportointi, mainonnan raportointi ja mainonnan kohdentaminen.
Käytössä on joitakin palvelun toiminnan kannalta pakollisia kolmannen osapuolen työkaluja tai liitännäisiä. Tällaisia työkaluja ovat esimerkiksi sivustoilla olevat sosiaalisten medioiden tai videopalveluiden upotukset tai sosiaalisten medioiden jako- ja tykkäystoiminnallisuudet. Tällaiset kolmannen osapuolen liitännäiset saattavat lisäksi kerätä verkkopalveluiden käyttäjistä tietoja esimerkiksi sisällön suosittelemiseksi tai kävijämäärän seuraamiseksi.
Voit halutessasi estää selaintasi käyttämästä evästeitä, poistaa tallennetut evästeet tai pyytää selaimeltasi ilmoituksen uusista evästeistä. Löydät ohjeita evästeiden poistoon osoitteesta: https://www.aboutcookies.org/ Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattaa haitata joitakin sivustomme toimintoja.
Voit lukea lisää evästeistä ja Suomen evästevaatimuksista viestintäviraston verkkosivustolta https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/toimintamme/saantely-ja-valvonta/luottamuksellinen-viestinta
Varaamme oikeuden päivittää evästekäytäntöjä esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.
Verkkokauppa
Aikaisempien kohtien lisäksi:
Kun vierailet verkkokaupassamme, seuraamme:
Tarkastellut tuotteet: käytämme tätä esimerkiksi näyttääksemme sinulle tuotteita, joita olet juuri katsonut. Käytämme evästeitä myös ostoskorin sisällön seuraamiseen, kun selaat sivustoamme.
Kun ostat meiltä, pyydämme sinua antamaan tietoja, mukaan lukien nimesi, laskutusosoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, luottokorttisi/maksutietosi ja valinnaiset tilitiedot, kuten käyttäjänimi ja salasana. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:
- Tietojen lähetys sinulle tilistäsi ja tilauksestasi
- Pyyntöihisi vastaaminen, mukaan lukien hyvitykset ja valitukset
- Maksujen käsittely ja petosten estäminen
- Tilin luominen kauppaamme varten
- Lakisääteisien velvoitteiden noudattamiseen, kuten verojen laskeminen
- Markkinointiviestien lähettämiseen, jos päätät vastaanottaa ne
- Jos luot tilin, tallennamme nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi, joita käytetään tulevien tilausten maksamiseen.
Säilytämme sinusta tietoja yleensä niin kauan kuin tarvitsemme tietoja niihin tarkoituksiin, joita varten keräämme ja käytämme niitä, emmekä ole lain mukaan velvollisia säilyttämään niitä. Säilytämme esimerkiksi tilaustietoja korkeintaan 2 vuotta verotusta ja kirjanpitoa varten. Tämä sisältää nimesi, sähköpostiosoitteesi ja laskutus- ja toimitusosoitteesi.
Tiimimme jäsenillä on pääsy antamiisi tietoihin, jotta he voivat täyttää tilauksia ja käsitellä hyvityksiä.
- Tilaustietoja, kuten mitä ostettiin, milloin se ostettiin.
- Asiakastietoja, kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi sekä laskutus- ja toimitustiedot.
- Tiimimme jäsenillä on pääsy näihin tietoihin, jotta he voivat täyttää tilauksia ja käsitellä hyvityksiä.